Як забезпечити безперебійну роботу офісної техніки

У сучасних українських офісах техніка давно стала незамінним помічником. Щодня принтери, комп’ютери, сканери та інше обладнання виконують сотні робочих завдань. Збої в роботі цих пристроїв призводять до зупинки робочих процесів, втрати часу та даних.

Хоча для стабільної роботи офісної техніки достатньо дотримуватись кількох базових правил.

Основні загрози для офісної техніки

Перебої в подачі електроенергії — головний ворог офісної техніки. Надійне джерело безперебійного живлення захистить обладнання від раптових відключень і стрибків напруги в електромережі.

В українських офісах проблеми з електрикою виникають регулярно. Постійні обстріли та знеструмлення головних енергетичних артерій країни, короткі замикання, перешкоди в мережі, різкі перепади напруги можуть вивести техніку з ладу за лічені секунди. Пил, бруд і висока вологість повітря також скорочують термін служби обладнання.

Захист техніки від цих факторів продовжує термін її експлуатації у кілька разів.

Профілактичні заходи

Грамотна профілактика запобігає більшості поломок офісної техніки. Для захисту обладнання від виходу з ладу необхідний комплексний підхід.

Основні профілактичні заходи:

1. Встановлення систем кондиціонування для підтримки оптимальної температури у приміщенні.
2. Розміщення техніки подалі від опалювальних приладів та прямих сонячних променів.
3. Організація регулярного вологого прибирання приміщення із застосуванням антистатичних засобів.
4. Проведення технічного огляду обладнання кожні три місяці.
5. Чищення внутрішніх компонентів від пилу спеціальними засобами.

Своєчасне проведення профілактичних робіт обходиться значно дешевше за ремонт зламаної техніки.

Правила експлуатації

Практика показує, що більшість поломок відбувається через неправильне поводження з обладнанням.

Під час роботи з офісною технікою необхідно дотримуватись основних правил, серед яких:

• увімкнення та вимкнення пристроїв лише у певній послідовності, згідно з інструкцією;
• завантаження паперу в принтер суворо за розмірами та щільністю, вказаними виробником;
• використання лише оригінальних витратних матеріалів;
• обмеження доступу до техніки сторонніх осіб;
• заборона на самостійний ремонт обладнання.

Документальне закріплення цих правил за кожним співробітником допоможе уникнути поломок через людський фактор.

Під час купівлі офісної техніки ключовим фактором стає надійність. Вибір моделей перевірених виробників із великим терміном гарантії зменшує частоту поломок. Потужність пристроїв має відповідати запланованим обсягам роботи.

Офісна техніка працює без збоїв, коли за нею правильно доглядають. Чисте робоче місце, регулярна перевірка обладнання та дотримання простих правил використання допоможуть уникнути поломок і зайвих витрат на ремонт.